В своей практике наша команда сталкивается с тем, что  под стратегической сессией в бизнесе многие клиенты понимают совершенно разное и при этом все они правы:). Цель этой статьи показать, что объединяет понятие «стратегическая сессия», как из всего многообразия выбрать подходящий формат под ваши задачи, возможности и контекст.

Стратегическая сессия — это управляемая коллективная работа команды, направленная на совместное решение ключевых вопросов развития организации. 

Так, что же такое стратегическая сессия?

Часто стратегическую сессию определяют как групповое мероприятие, на котором создается ви ́дение и план достижения значимых целей развития бизнеса с долгосрочным горизонтом планирования. На наш взгляд, стратегическая сессия имеет четыре отличительных признака.

1. Это групповая работа для взгляда на ситуацию экспертов из разных сфер. И так как на практике аналитическая вовлеченность дополняется креативной и эмоциональной, то может быть в разных формах – совещание, тренинг, коуч-сессия.
2. В результате мероприятия вырабатывается нечто общее, глобальное, а не тактическое. Например, миссия компании и/или план её достижения с определенной степенью детализации и контрольные точки реализации.
3. Общее направление вырабатывается по вопросам актуальным, сложным, составным/многоуровневым для системы. В качестве такой системы может быть организация в целом, её департамент, подразделение или отдельный эксперт. Вопросы могут быть: смена бизнес-модели в условиях международных финансовых санкций, создание новой линейки продуктов, вовлечение сотрудников в создание личных планов развития или разработку целевых показателей, чтобы участники понимали, откуда они взялись, были мотивированы на их выполнение. Сложность задач требует привлечение разных специалистов.
4. Планирование проводится на  долгосрочный промежуток, например на 3-5-10 лет. Конечно, в условиях динамично меняющегося мира плановый срок стратегий сокращается. Однако, как показала практика, даже в этих условиях для компаний проведение стратегических сессий оказывалось весьма полезным. Только в этой ситуации стратегическое планирование может быть на 1 год, а на 3 года вырабатывается скорее общее ви ́дение.

Цели и задачи стратегической сессии

Обычно на стратегических сессиях одновременно решается три типа задач в разной пропорции.

1. Детализация верхнеуровневых задач

Пример. В компании уже существует прописанная миссия и её нужно сделать не формальной, а «вдохнуть в неё жизнь», чтобы она начала существовать не только на бумаге, а реализовываться фактически. Или топ-менеджмент поставил задачу на ближайший год добиться в целом по компании экономии на определенную сумму, и в этом случае стратсессия проводится для того, чтобы найти пути решения этой задачи. Результатом являются принятые решения и/или проработанные планы.

2. Генерация инноваций

Для решения предыдущего типа задач часто недостаточно использовать те решения, которые ранее применялись в компании, а важно начать делать что-то по-новому, создать что-то новое. В этой части результат – это новые идеи и альтернативные стратегии.

3. Улучшение качества коммуникаций и усиление командного духа

Согласование позиций, повышение сплоченности сотрудников и качества общения внутри команды и между отделами приводит к тому, что проще создаются новые идеи. Повышение доверия в коллективе и усиление мотивации сотрудников поднимает вероятность того, что принятые решения будут реализованы с меньшим саботажем и большим энтузиазмом. Результатом является повышение вовлеченности, инициативности и креативности персонала.

Любая из этих трех целей может сопровождаться передачей новых знаний и навыков.

Участники стратегической сессии

При принятии значимых для компании решений порой требуется не взгляд одного сотрудника, а целой команды. Обычно на неё выносятся вопросы системные, а значит хорошо бы иметь на них системный взгляд разных участников. Собственники, топ-менеджеры, мидл-менеджеры, ключевые сотрудники, внешние эксперты и модераторы – привлекаются все или подбирается комбинация из них в зависимости от задачи, размера компании, возможностей. Состав участников согласовывается и учитывается в программе мероприятия.

Когда полезно проводить стратегические сессии?

Стратегические сессии важно делать с периодичностью, например раз в год, чтобы видеть изменения в динамике. Обычно за этот интервал компания успевает внедрить принятые на прошлой сессии решения и может внести коррективы на следующий промежуток времени.

Также, важно проводить сессии при значительных изменениях внешних и внутренних факторов: открылись новые рынки или существенно обновилась команда (выросла численно, поменялся состав).

Почему стратегическая сессия, а не рабочие способы обсуждений?

Стратегическая сессия используется тогда, когда требуется глубокая проработка вопроса, когда необходимо уйти от быстрых и привычных решений и когда необходимо обсудить ситуацию с разных точек зрения.

В обсуждениях «на ходу» не достает времени на погружение в вопрос. В рабочих совещаниях не все участники высказываются, не все мнения учитываются, недостает креативности в связи с недостаточным уровнем доверия. Сбор мнений через отправку готового документа в электронном виде часто затягиваются по времени или создатель документа неохотно вносит правки в то, что сам создал.

В большинстве случаев не хватает сконцентрированности, включенности участников и модерации конфликта мнений, выхода из операционки и взгляда на ситуацию со стороны и свысока.

В стратегических сессиях профессиональный модератор следит за временем, повышает креативность, контролирует, чтобы каждый участник высказался и каждое мнение было услышано, минимизирует конфликтность, помогает формулировать мысли, фиксировать решения и распределять ответственность.

Логика сценария стратегической сессии

1. Формулирование запроса и формирование программы стратегической сессии. Как подготовиться к стратегической сессии? Чем больше конкретики, тем точнее результат.
2. Анализ. Часто проходит до начала стратегической сессии и на сессии учитываться только сами аналитические данные. Может проводится сотрудниками компании и/или внешними консультантами. Может быть выделено несколько часов в начале сессии или полностью первый день сессии посвящен анализу собранной информации.
3. Разработка/согласование видения и плана развития. Разработка видения, целей и плана их внедрения, оценки его реализации и способов контроля и коррекции. 
4. Сопровождение изменений. Так уж люди устроены, что для внедрения нового требуется время и этот процесс сопровождается явным или внешне не заметным сопротивлением. Чтобы устранить препятствия на пути изменений и ускорить их внедрение наши специалисты предлагают пакет постсессионных консультаций, коуч-сессий или менторингов.

В чем польза от привлечения стороннего фасилитатора?

Время руководителей дорого, а предварительное согласование задач и сценария с экспертом в постановке задач, специалиста по управлению конфликтами, … Задача модератора не только следить за временем и регламентом сессии.

Модератор:

1. Профессионально помогает сформулировать запрос для работы. Зачастую запросы, с которыми команда заходит в работу сильно отличаются от первоначальных формулировок. 

2. Экономит время участия руководителей и повышает эффективность их участия.

• Регулирует работоспособность группы. Знает групповую динамику и понимает, когда в сценарии предусмотреть мозговую, а когда эмоциональную активность. Умеет простроить логику решаемых вопросов и перерывов. Верно чередуя разные виды деятельности, получаем максимальную эффективность в отведенное время;
• Снижает уровень конфликтности, на который не тратится время;
• Уменьшает количество вариантов для рассмотрения, объединяя похожие по смыслу.

3. Повышает качество принимаемых решений через усиление уровня включенности, креативности.

• Предлагает участникам использовать собственный опыт, ценность которого не очевидна на первый взгляд, а по итогу оказывается полезным;
• Работа с убеждениями, препятствующими достижению результата;
• Профессионально помогает подводить итоги и формулировать идеи, делая их понятными большинству, а не единицам;
• Имеет максимально независимый взгляд со стороны и не скован правилами внутренней субординации.

Для разных частей стратегической сессии могут привлекаться разные эксперты: для проведения анализа данных до начала сессии – одни эксперты, для модерации процесса сессий – другие, для постсессионного сопровождения – третьи.

Глубинная стратегическая сессия

Этим понятием часто называют не сессии, которые проводит фасилитатор/модератор, а командные коуч-сессии, проводимые командным коучем, имеющим специальную подготовку. Первое отличие – коуч не обходит стороной «подводные камни», встречающиеся на пути решения задачи. Он наоборот делает их видимыми, обращает на них внимание и спрашивает мнение участников: стоит сейчас на сессии немного отойти от генеральной линии стратегической сессии и разобрать ситуацию, разрешить конфликт или участники разберут его за рамками сессии? Если конфликтную ситуацию разбирают во время сессии, а не за ее рамками, то движение к решению задачи немного замедляется, зато участники в процессе работы получают навык разрешения «горячих» ситуаций на будущее, в моменте выпустив пар получают больше энергии для работы со стратегическими задачами. В обычных стратегических сессиях задача фасилитатора предвидеть конфликтные, болезненные, сложные ситуации и обойти их, чтобы не отвлекаться от решения основной задачи.

Второе отличие – сценарий встреч формируется в моменте. Примерный сценарий может быть составлен, но его не придерживаются жестко, а гибко подстраивают под работу группы.

Третье отличие – саму стратегическую цель сессий задает не руководство, а её формирует команда с помощью коуча. В итоге она может полностью совпасть с пожеланием собственника/топ-менеджеров, но может и отличаться.

Четвертое отличие – классические коуч-сессии относятся к решению командных задач второго и третьего типа, не когда задача спускается сверху (детализация верхнеуровневых задач), а когда команда совместно всеми участниками определяет согласованную цель на стратегическую сессию.

Как успешно организовать стратегическую сессию

Организация стратегической сессии требует внимательного планирования и подготовки. Хочу поделиться с вами несколькими ключевыми шагами, которые помогут вам добиться успешных результатов.

1. Четко определите Цель

• Сформулируйте желаемый результат сессии.
• Обязательно сделайте цель конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени (SMART).
• Подумайте, какой результат устроит вас, даже если не все пойдет точно по плану.

2. Разработайте Задачи

• Разбейте цель на несколько блоков или задач.
• Определите, какие темы будут обсуждаться на сессии.
• Установите критерии для измерения выполнения этих задач.

3. Управляйте Временем

• Оцените, сколько времени потребуется на каждую задачу или тему.
• Рассмотрите форматы обсуждения, которые могут помочь вам сэкономить время.
• Подумайте, насколько можно гибко относиться к временным рамкам.

4. Фиксируйте Результат

• Определите, как и в каком виде будут зафиксированы результаты сессии.
• Опишите шаги, которые должны быть предприняты после сессии, чтобы результаты начали работать.

5. Установите Процедуры

• Решите, какие процедуры и форматы обсуждения будут использоваться.
• Подготовьтесь к ситуации, если участники не смогут прийти к консенсусу.
• Разработайте подход к решению возможных дисциплинарных вопросов.

6. Обратите внимание на Людей

• Определите, кто будет отвечать за каждый блок задач.
• Разберитесь, кто должен быть присутствующим на сессии и в какой роли (участник, наблюдатель, эксперт).
• Разработайте план управления групповой динамикой, включая решение возможных проблем, таких как отсутствие интереса, гиперактивность и конфликты.

7. Обеспечьте Ресурсы

• Позаботьтесь о необходимых ресурсах для комфортной работы всех участников (помещение, техническое оборудование и другие материалы).
• Определите, какую информацию необходимо предоставить участникам сессии.

Эти ключевые шаги помогут вам подготовиться к стратегической сессии и максимально эффективно использовать ее потенциал.

Планирование стратегической сессии

Подготовка плана включает в себя решение важных вопросов. После определения количества задач и оценки времени на их выполнение, можно приступить к созданию первой версии программы. С последующим детализированием и насыщением ее смыслом.

Важно при планировании времени для каждого блока учесть возможность дополнительных 10%. Кроме того, необходимо учитывать, что форматы, требующие согласования или вовлечения участников, обычно требуют больше времени. Например, проведение серии каскадных рабочих групп, которые завершаются представлением результатов своей работы через презентации и последующее сведение их результатов в единый документ, занимает значительное количество времени. Несмотря на это, это важный шаг, так как без него существует риск снижения мотивации участников или появления сопротивления на следующих этапах.

Еще одним обязательным элементом плана стратегической сессии являются мероприятия, направленные на управление эмоциональным состоянием участников. Эти активности должны быть предусмотрены в начале, середине и в конце сессии, так как психическая энергия участников играет важную роль и не должна быть недооценена.

Этапы подготовки стратегической сессии

Исходя из моего более чем 10-летнего опыта, предлагаю следующие ключевые этапы подготовки к стратегической сессии. Особое внимание следует уделить срокам разработки программы и подготовке докладов, так как неправильное планирование или желание ускорить процесс могут привести к неэффективному проведению сессии.

1. Формулирование Цели и Задач Сессии

• Определение желаемых результатов и их форматов.

Рекомендуется начать не менее чем за 1,5 месяца до сессии.

2. Определение Даты, Места и Подбор Площадки

• Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.

Рекомендуется начать не менее чем за 1,5 месяца до сессии.

3. Окончательный Выбор Ведущего и Определение Блоков Программы

• Определение необходимых докладов.
• Формирование первого черновика программы.
• Бронирование помещения.

Рекомендуется начать не менее чем за 1 месяц до стратегической сессии.

4. Проработка Программы и Подготовка Докладов

• Определение формата вывода результатов после дискуссий.
• Подготовка докладов и выступающих.
• Определение дополнительных блоков программы, таких как фуршеты и тимбилдинг-мероприятия.

Рекомендуется начать за 2 недели до мероприятия.

5. Формирование Списков Рабочих Групп и Подготовка Фасилитаторов

• Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов.
• Отработка ключевых активностей на фокус-группах (если требуется).
• Печать необходимых материалов.

Рекомендуется начать за 7-4 дня до сессии.

Оставшееся время до сессии следует использовать для подготовки и организации. Не забывайте о резервном времени на случай непредвиденных обстоятельств.

Что после стратегической сессии: Превращая Решения в Действия

Проведение стратегической сессии — это всегда ответственное мероприятие, которое должно стать отправной точкой для будущего вашей компании. Как она пройдет и что произойдет с ее результатами определяет путь, по которому двигается компания.

В нашей практике мы сталкивались со случаями, когда успешно проведенная сессия приводила к формированию талантливых решений и активной вовлеченности участников, но затем эти решения оставались лишь на бумаге. В некоторых случаях сотрудники могли даже отвергать разработанные решения.

Поэтому нашим приоритетом после завершения стратегической сессии является окончательная детализация решений и их последующая реализация. Это включает в себя не только эффективное управление изменениями, но и широкое вовлечение всего коллектива компании в процесс воплощения решений в реальность.

Тема управления изменениями и внедрения стратегических решений - заслуживает отдельной статьи, и мы обязательно вернемся к ней в будущем материале.

 

* * *

Больше полезных материалов для фаундеров бизнеса на моем TG-канале. Присоединяйтесь!