Настоящая статья проясняет, что такое организующая схема компании и как вы можете ее использовать.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Отделение (департамент) — подразделение компании с выделенной специализацией (персонал, маркетинг, продажи, производство).

Функция — то, что выполняется кем-то или чем-то, например, функция продавца - заключать сделки, функция бухгалтера - составлять бухгалтерский отчет.

Отдел — подразделение компании, входящее в состав отделения, обычно в отделениях по 3 отдела, каждый из которых выполняет свою функцию.

Ответственный — (для оргсхемы) применяется для сотрудников, отвечающих за определенные функции внутри отдела или секции.

ЧТО ТАКОЕ ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА

Организующая схема компании — это схема, которая отражает последовательность функций.

В каждой компании есть определенные функции, например: продвижение, продажи, производство, учет, найм сотрудников и т.д. Все эти действия выполняются и должны выполняться в определенном порядке, чтобы никто не мешал друг другу, и чтобы не делать лишних действий. На организующей схеме все функции разделены по отделениям, а отделения выстроены в определенном порядке.

Оргсхема нужна для того, чтобы:

1. Чтобы разделять зоны ответственности - чтобы было однозначно всем понятно, кто за какой результат отвечает.
2. Чтобы рассматривать бизнес именно по функциям. Для наглядного напоминания, какие функции не исполняются. Если функция не занята человеком, то какого-то важного для компании результата никто не делает - владельцу важно быстро это увидеть это, и принять необходимее решение.
3. Чтобы видеть на просто название функции, а РЕЗУЛЬТАТЫ, которые нужны от каждого отдела, от каждой роли, от каждой функции.
4. В коммуникациях - чтобы было всем ясно, к кому по какому вопросу нужно обращаться, чтобы решить задачу.
5. Для общего и единого понимания всех процессов компании всеми сотрудниками.
6. Для оптимизации процессов, чтобы результаты создавались быстрее и качественнее за единицу времени.

Результаты внедрения оргсхемы:

1. Увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники будут точно понимать, какой результат от них требуется. Как следствие - больше качественных результатов в их работе.
2. Возможность взглянуть на свой бизнес «сверху». Владелец видит, какие функции не заняты людьми и понимает потенциал роста компании.
3. Оргсхема является фундаментом для разработки показатели эффективности (статистик), регламентов и должностных инструкций. Зная результаты, которые нам нужны от сотрудников, мы можем их измерить и прописать успешные действия для достижения этих результатов.

Ценный конечный продукт (ЦКП)

В нижней части оргсхемы прописан общий продукт компании, который мы создаем все вместе, а также есть продукты по каждому отделению. Продукты нужны для того, чтобы у всех было понимание, кто и что должен сделать, каким должен быть результат работы.

На организующей схеме указаны не просто результаты работы, а Ценные Конечные Продукты (ЦКП).

В этом определении 3 составляющих: ценность, конечность и сам продукт. Ценный - представляющий ценность для кого-то и за который вам готовы предоставить что-то взамен (деньги, бонусы, благодарность, поддержку). Например, если продавец сделал за месяц всего одну продажу на 100 рублей, то такой продукт нельзя назвать ценным, и нет смысла платить зарплату такому продавцу.

Конечный - в формулировке ЦКП означает "завершенный", то есть готовый к употреблению или передаче продукт. Если, к примеру, пекарь выпекает хлеб, но не доделал дело и оставил хлеб наполовину сырым, такой продукт не является конечным. Если продавец сделал много звонков в течение месяца, но не заключил ни одной сделки, то его продукт тоже не является конечным.

Продукт - это результат труда. То есть что-то, что получилось в результате действий человека (сотрудника) и он может это повторить.

В итоге у нас получается формулировка "ценный конечный продукт", то есть продукт, который для кого-то полезен, он завершен и является результатом деятельности, то есть кто-то потрудился и создал этот продукт.

Примеры ЦКП:

Системный администратор -> Бесперебойно работающие серверы, компьютеры, сетевое оборудование, офисная техника и средства связи, обеспечивающие круглосуточную возможность выполнения работ.

Бухгалтер по расчёту ЗП -> Полностью вовремя начисленная сотрудникам заработная плата, правильно рассчитанная на основании точных данных.

Менеджер по персоналу -> Компания, укомплектованная продуктивными сотрудниками, прошедшими испытательный срок.

Ответственный за сбор дебиторской задолженности -> Своевременно и в полном объеме собранная дебиторская задолженность.

ПРОДУКТ И ОБМЕН

Каждый сотрудник получает обмен за произведенный ЦКП. Обмен — это процесс, когда отдавая нечто ценное человек получает что-то ценное для него взамен.

Обмен, который получают наши сотрудники за свои ЦКП включает:

• заработную плату и другие виды материального вознаграждения;
• поддержку и признание со стороны сотрудников и руководителей;
• поощрения и благодарности;
• хорошие условия труда; 
• возможность продвижения по карьерной лестнице; 
• обучение, повышение компетентности и опыт; 
• успешную развивающуюся компанию.

Существует четыре основных вида обмена:

Криминальный — когда кто-то получает нечто ценное (деньги, материальные или не материальные блага), ничего не предоставляя взамен. В деятельности компании это может происходить, когда кто-то не производит свой ЦКП, но получает заработную плату.

Частичный — когда ЦКП производится в некоторой степени, но объем или качество продукта не соответствуют требуемому уровню.

Равноценный — когда ЦКП производится в полном объеме и за него предоставляется соответствующий обмен.

С превышением — когда предоставляется больше, чем ожидалось. Например, когда сотрудник не просто производит свой ЦКП, но и делает еще что-то, что приносит Пользу компании. Такой вид обмена приводит к быстрому развитию компании и самого сотрудника, так как если он предоставляет больше, чем от него ожидается, он будет получать в обмен больше, чем обычно.

От каждого сотрудника компании ожидается, что он будет поддерживать равноценный обмен или обмен с превышением, а также требовать поддержания равноценного обмена от других.

* * *

Больше полезных материалов для фаундеров бизнеса на моем TG-канале. Присоединяйтесь!